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Hans Bodingbauer
14.01.2015
14:08

Wir alle arbeiten meist schon am Anschlag, sollen aber immer noch produktiver werden. Wer findet da noch Zeit durchzuatmen, Dinge neu zu denken, zu verändern oder gar besser zu machen? Zeit für Entspannung und Erholung einzuplanen wird immer schwieriger. Der Trick ist, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das mit zehn Schritten in nur drei Stunden schaffen und dabei Ihre Produktivität verdoppeln.

Zuerst möchte ich mit einem Märchen aufräumen: Multi-Tasking. Multi-Tasking ist nicht möglich! Kein Mensch kann gleichzeitig zwei Gedankenströmen folgen, weder Frauen noch Männer. So können wir z. B. nur einer Person zuhören und sind nicht in der Lage zwei unterschiedliche Inhalte gleichzeitig aufzunehmen. Sie können entweder Autofahren oder ihre E-Mails lesen. Beides gleichzeitig geht nicht – und es zu versuchen ist auch nicht wirklich ratsam. Sie können zwischen verschiedenen Aktivitäten hin und her springen, was dabei aber mit der Qualität jeder einzelnen Aktivität passiert weiß jeder, der schon einmal im Unterricht oder einem wichtigen Meeting versucht hat ein Buch zu lesen.

Vollste Konzentration

Wirklich produktiv arbeiten wir, wenn wir uns voll auf eine Sache konzentrieren. Das wissen wir ganz genau. Trotzdem lassen wir uns immer wieder vom Pfad konzentrierter Arbeit ablenken. Sie brauchen also mehr Willenskraft, um sich nicht von der Arbeit ablenken zu lassen. Willenskraft ist die Kraft

  • Nein zu den Ablenkungen zu sagen,
  • Ja zu den Dingen zu sagen, die man tun will,
  • und sich daran zu erinnern, was man tun will.

Während die „Ablenkungen“ völlig ohne Anstrengung aus tieferen Regionen des Gehirns ständig auftauchen oder von außen auf uns einströmen, funktioniert Willenskraft eher wie ein Muskel. Willenskraft strengt an und ermüdet. Neurophysiologische Versuche haben gezeigt, dass z. B. gute Ernährung, ausreichend Schlaf, regelmäßiger Sport oder Meditation die Willenskraft signifikant verbessern.

Wozu Willenskraft, wenn ich noch gar nicht weiß, was ich tun will?

Wenn Sie nicht wissen, was Ihnen wichtig ist, sagen es Ihnen die anderen (in Ihren E-Mails, mit Ihren Anrufen, mit Ihren Fragen, etc.). Dann tun Sie das vermeintlich Dringende und nicht das Wichtige.

Wichtig sind die Aktivitäten, die den größten „Return“ liefern

Überlegen Sie sich, was die wirklich wertvollen Tätigkeiten sind. Vielleicht hilft die folgende Frage: „Welche eine Sache können Sie tun (die Sie zurzeit nicht tun), die bei regelmäßiger Ausübung einen riesigen positiven Unterschied in Ihrem persönlichen Leben (in Ihrem Arbeitsleben) ausmachen würde?.“(*)

Die Antwort beinhaltet mit hoher Wahrscheinlichkeit jene Aktivitäten, die zwar wichtig aber nicht dringend sind. Und das sind die wertvollen Aktivitäten.

So konzentrieren Sie sich auf das Wichtige

Sie können Ihre persönliche Produktivität verdoppeln, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Ich lade Sie dazu zu folgendem Experiment ein:

 

  1. Wenn Sie morgens ins Büro kommen, lesen Sie keine E-Mails. Holen Sie sich ein großes Glas Wasser und setzen Sie sich an Ihren Schreibtisch.
  2. Schalten Sie ihr Smartphone in den Flugmodus.
  3. Schließen Sie die Tür zu Ihrem Büro und/oder sagen Sie Ihren Kollegen oder Ihrer Assistentin, dass Sie für die nächsten zwei Stunden nicht gestört werden wollen.
  4. Nehmen Sie sich zwei Minuten Zeit und überlegen Sie, was heute wirklich wichtig ist.
  5. Stellen Sie den Timer auf Ihrem Smartphone auf 45 Minuten.
  6. Drücken Sie den Startknopf und beginnen Sie mit der Arbeit an dem wichtigen Thema.
  7. Sie können ganz entspannt arbeiten. Erst nach 45 Minuten wird Ihr Smartphone Sie erinnern, dass es Zeit ist eine Pause von 15 Minuten zu machen.
  8. Der Timer klingelt: Unterbrechen Sie Ihre Arbeit, trinken Sie Wasser, holen Sie sich einen Kaffee, gehen Sie eine Runde spazieren, aber bitte lesen Sie keine E-Mails (weder am Handy, noch am Laptop oder PC - ich weiß, dies kostet wirklich Willenskraft). Kehren Sie nach 15 Minuten wieder an den Schreibtisch zurück.
  9. Drücken Sie wieder den Startknopf im Timer Ihres Smartphones und arbeiten Sie nochmals 45 Minuten.
  10. Wenn Sie den Klingelton hören, können Sie sich entscheiden, die Arbeit fertig zu machen oder zu unterbrechen.

Nun können Sie ihre E-Mails lesen, in Meetings gehen und die dringenden und weniger wichtigen Dinge bearbeiten.

Wiederholen Sie die Schritte 2−10 am Nachmittag. Ich verspreche Ihnen, Sie gehen an diesem Tag völlig entspannt und mit einem guten Gefühl nach Hause, denn Sie haben gerade Ihre Produktivität verdoppelt.

Viel Spaß und Erfolg beim Experiment!

 (*) siehe dazu Stephen Covey, Die 7 Wege zur Effektivität, 2014

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